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Siglo XIX > 1820-1829 > 1829

Providencia del gobierno del Distrito. Reglamento interior de la Secretaría.
Septiembre 17 de 1829.

CAPITULO I.

Del secretario.

Art. 1.- La secretaría estará bajo las inmediatas órdenes y cuidado del secretario, quien procederá en todo bajo las del Sr. gobernador.

Art. 2.- El secretario distribuirá por ramos los negocios, segun lo crea conveniente, procurando igualar el trabajo en cuanto sea combinable con el mejor despacho, que ha de ser su principal objeto.

Art. 3.- El secretario dispondrá en la secretaría todo lo relativo al servicio y arreglo de ésta, que no se exprese en este reglamento.

Art. 4.- Los negocios de especial reserva, ó los que por su naturaleza exijan mayores conocimientos, los despachará por sí el secretario, valiéndose de los oficiales que considere necesarios.

CAPITULO II.

Distribución de tiempo de las labores.

Art. 5.- La entrada á la oficina será á las nueve en punto, y la salida á las dos de la tarde, siempre que no se diere órden en contra.

Art. 6.- Si á esta hora quedare por despachar algun negocio ejecutivo, permanecerán en la oficina el oficial y escribiente á cuya seccion pertenezca el asunto, y los demas que fueren necesarios á calificacion del señor gobernador ó secretario.

Art. 7.- Por las noches y en los dias en que no haya oficina, entrará uno de guardia para despachar lo que ocurra ejecutivo, en cuyo trabajo turnarán desde el oficial mayor hasta el archivero, inclusos los escribientes.

Art. 8.- En los casos de que habla el artículo anterior, el que estuviere de guardia informará al secretario, al dia siguiente, de lo que haya ocurrido, entregándole los oficios y papeles que se reciban y las minutas de lo que se despache.

CAPITULO III.

Método en el despacho.

Art. 9.- El primer paso que darán los asuntos que ocurran, inclusa la correspondencia, será presentarse al señor gobernador para que acuerde lo que estimé conveniente.

Art. 10.- Habrá un registro general, que correrá á cargó del Oficial mayor, en que se asentarán todos los negocios y papeles que reciban en la secretaría, expresando sencillamente su contenido, dia en que se reciben, fechas de aquellos y fojas de que constan. Este asiento inmediatamente que se reciban.

Art. 11.- Cumplido lo prevenido en el art. 9, se entregarán los negocios por el secretario al oficial para que los reparta á sus respectivas secciones.

Art. 12.- Cuando ocurriere duda sobre la seccion á que pertezca el negocio, la decidirá el secretario, oyendo á los oficiales que disputen.

Art. 13.- Recibidos los negocios en las secciones, se procederá comenzando por los preferentes, á ejecutar lo acordado, y si fuere necesario, á extractarlos en pliegos enteros, procurando reunir la claridad, exactitud y concision posibles, añadiendo las notas y reflexiones que crean oportunas, y cuidando de agregar los antecedentes que el negocio tuviere, ó los que se consideren conducentes para el despacho y de formar los cuadernos bien ordenados y cosidos que pidieren las materias.

Art. 14.- Estractados los negocios, se entregarán al oficial mayor para que éste lo haga al secretario para el acuerdo.

Art. 15.- Hecho éste se devolverán los negocios al oficial mayor para que los reparta á sus respectivas secciones para su pronto despacho.

Art. 16.- Las secciones lo verificarán sin demora, siguiendo el órden de preferencia, que demanden los negocios, y extendidas las minutas se presentarán al secretario para su exámen.

Art. 17.- El estilo deberá ser claro y sencillo, excusando repeticiones.

Art. 18.- Puesto en limpio el despacho, lo revisarán escrupulosamente los oficiales respectivos, y no estando conformes con lo acordado y extendido con ortografía y limpieza, harán que se ponga de nuevo.

Art. 19.- Ejecutado lo prevenido en el artículo anterior, se presentará de nuevo la firma al secretario para su exámen, y hallándola arreglada, la devolverá al oficial respectivo para que recoja oportunamente la firma del señor gobernador, sin fiar esta operacion á los escribientes, para poder dar razon cuando ocurriere alguna duda.

Art. 20.- Cada oficial rubricará al pie de los asientos del registro general los negocios que recibiere, con cuyo hecho se hará responsable de los expedientes y documentos que aparezca bajo su firma haber recibido y no entregado.

Art. 21.- Para cubrir esta responsabilidad, los oficiales llevarán un libro, de conocimientos en que se anoten los expedientes que entrega, ya sea para el acuerdo, ya de una seccion á otra, ó ya finalmente al archivo los que estén concluidos. Este conocimiento deberá firmarse por el que recibe el expediente, y de otro modo no surtirá efecto alguno.

Art. 22.- Para excusar en lo posible esta formalidad, se omitirá cuando los expedientes ó papeles se entreguen para devolverlos inmediatamente, teniendo cuidado en estos casos el oficial encargado de la seccion, si se advierte demora en la devolucion, de reclamar el expediente con la firma del que lo recibió.

CAPITULO IV.

Arreglo de mesas.

Art. 23.- Cada seccion tendrá un libro en que se irán asentando todos los negocios que vaya recibiendo. Para cada asiento se destinará una plana, y en él se expresará en compendio el contenido de cada negocio, los pasos que haya dado desde su recibo en la oficina, y sus fechas. A la cabeza se apuntará en una ó pocas palabras, con letras grandes, la materia sobre que se versa.

Art. 24.- En los libros de asientos de las secciones se formará un índice alfabético, y en él se expresarán los asuntos no por uno solo, sino por todos los títulos ó rubros á que puedan pertenecer.

Art. 25.- No habrá en las mesas libro alguno que no tenga su índice respectivo, ni expediente que no esté bien arreglado cosido y sin carátula que exprese la secretaría y seccion á que pertenece, y la materia sobre que se versa.

Art. 26.- Cuando algun negocio exija providencias en diversos ramos, se sacará copia en lo conducente para que sirva de principio al expediente que debe formarse, anotándose en la copia el en que corra el original de este, en éste caso si los ramos corren por distintas secciones, el oficial que tuviere á su cargo el negocio principal, lo entregará al de la otra seccion para el preciso efecto de que saque la copia y lo devuelva.

Art. 27.- Cada seccion llevará con el mayor cuidado un libro en que se copien las órdenes y disposiciones generales que se dicten en los ramos de que esté encargada, anotando al márgen cuando se deroguen ó reformen por otra posterior, expresando la fecha y foja en que se halla la copia de la última disposicion.

Art. 28.- Las secciones presentarán diariamente con la firma, un índice de los negocios que hayan despachado, y cada otro de los pendientes.

Art. 29.- El señor gobernador dar los acuerdos y entregará todo el despacho al mismo secretario y no á los oficiales, para que de este modo pueda tener conocimiento de todos los negocios de la secretaría.

Art. 30.- Al cerrar la correspondencia se tendrá muy particular cuidado de acompañar todos los documentos que deban incluirse, y en no equivocar la direccion de los oficios. A este efecto ningun oficial se retirará de la oficina sin dejar cerrado su despacho, y entregada la correspondencia á los ordenanzas, aunque alegue que el escribiente queda encargado de hacerlo, pues todo debe ejecutarse bajo la responsabilidad del oficial de la seccion.

Art. 31.- Al retirarse los empleados de la oficina guardarán en sus estantes todos los papeles, sin dejar fuera ninguno, para evitar estravíos.

Art. 32.- Los papeles se conservarán en los estantes con la separacion y órden debido, para evitar toda confusion.

Art. 33.- Luego que se concluya un expediente se presentará al secretario, para que puesto el correspondiente decreto se archive sin demora.

CAPITULO. V.

Del archivero.

Art. 34.- El archivero, deberá conservar los papeles, colocándolos con arreglo y separacion por años y materias. Llevará á este efecto dos índices, uno cronológico y otro alfabético; y sin órden expresa del señor gobernador ó secretario, no franqueará papel alguno aun á los mismos empleados.

Art. 35.- Llevará por separado un libro donde asiento los impresos, que se remitan de las imprentas.

Art. 36.- Tendrá tambien otro de conocimientos, en el que firmará el que reciba algun expediente ó papel cuando haya de entregarse, segun previene el artículo 34.

CAPITULO VI.

De los ordenanzas.

Art. 37.- Los ordenanzas concurrirán á la secretaría con la anticipacion necesaria, para que cuando llegue la hora de oficina esté ésta con el aseo que corresponde, y al retirarse tendrán cuidado de no dejar ninguna puerta abierta ni luces encendidas.

Art. 38.- Cuidarán de que nadie entre á la secretaría sin noticia y conocimiento del señor gobernador ó secretario.

Art. 39.- Llevarán un libro de los pliegos y oficios que repartan diariamente, con expresion del ordenanza que los ha conducido, y darán aviso de los que no se hayan entregado.

Art. 40.- En las horas de oficina no se separarán de ella sin permiso del señor gobernador ó secretario.

(Se formó por el secretario, Lic. D. Ignacio Flores Alatorre, y se aprobó en el mismo dia 1° por el Sr. gobernador D. José María Tornel, mandando se procediera á su observancia bajo la responsabilidad de todos los empleados de la Secretaría, imprimiéndose y repartiéndose en todas las secciones).

Fuente:

Legislación mexicana o colección completa de las disposiciones legislativas expedidas desde la independencia de la República. Ordenada por los licenciados Manuel Dublán y José María Lozano.

http://www.biblioweb.dgsca.unam.mx/dublanylozano/